Les intranets développés dans les entreprises sont par définition "documentaires" dès lors qu'ils donnent accès à des documents et des informations sur l'entreprise. Dès lors ils devraient être le terrain d'excellence des métiers de l'information documentation.
On a vu que les documentalistes étaient payés pour investir de leur temps dans l'exploration du web. C'est en effet eux qui repèrent les bons sites pour leurs utilisateurs. Et le résultat de ces découvertes sera consigné par leurs soinds sur les intranet, points d'accès intelligents de l'Internet.
Vers la documentation virtuelle
Lorsqu'il navigue sur Internet et repère des sites intéressants pour lesquels il pose des signets (ou favoris) dans son navigateur, tout internaute fait déjà œuvre de collecte documentaire, à ceci près qu'il n'acquiert pas physiquement de document mais, par le biais d'un lien (ou signet) il se donne les moyens de se reporter à la ressource sur Internet, le moment venu. S'il organise et reclasse ses signets, il fait œuvre d'organisation documentaire, exactement comme le professionnel qui organise son fonds documentaire papier, en grandes rubriques, directement accessibles par l'utilisateur. Il y a, à la base, un plan de classement, tout comme pour des signets classés. C'est ainsi que nous n'avons pas hésité à parler de documentation virtuelle, au point que les documentalistes deviendraient des virtualistes!
Intranet ou le centre de documentation virtuel
L'intérêt de cette démarche grandit considérablement lorsque ces listes classées de signets ne végètent pas sagement sur le poste de consultation du centre de documentation mais sont accessibles à tous, partout dans l'entreprise, parce que mises en page sur l'Intranet. Les Intranet documentaires ont donc, parmi leurs principales missions, celle de faciliter l'accès à l'Internet pour les utilisateurs, en préparant des accès privilégiés à telle ou telle ressource soigneusement visitée, répertoriée, évaluée (comme une bibliographie critique) et qualifiée par les documentalistes.
Les autres missions d'un Intranet documentaire sont notamment de faciliter l'accès aux documents internes, par exemple à une commune (actes réglementaires : il arrive que cette mission soit confiée au service de documentation et d'information), aux collections du fonds documentaire papier (accès au catalogue comme pour une bibliothèque, accès en texte intégral directement en ligne - réserve faite des questions de droit d'auteur...). En ce domaine, l'imagination est au pouvoir et nous ne saurions donner la liste exhaustive des applications possibles d'un intranet documentaire.
Didier Frochot — septembre 2000 — décembre 2003.
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